Vous avez publié votre annonce de location, les candidatures arrivent, et une question se pose vite : que pouvez-vous demander aux candidats pour vous décider ? La réponse est plus encadrée qu'on ne le croit. La liste des documents qu'un bailleur peut exiger est fixée par décret (décret du 5 novembre 2015), et tout ce qui n'y figure pas est, par principe, interdit. Bonne nouvelle : ce cadre, une fois connu, simplifie la sélection au lieu de la compliquer.
Les documents que vous pouvez exiger
Pour le candidat locataire comme pour sa caution, les pièces autorisées se rangent en quatre familles :
- Identité : une pièce d'identité en cours de validité, avec photo et signature (carte d'identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour).
- Domicile : un justificatif de la situation actuelle, par exemple les trois dernières quittances de loyer, une attestation d'hébergement, ou un avis de taxe foncière pour un candidat propriétaire.
- Activité professionnelle : contrat de travail ou attestation d'employeur, carte étudiante, extrait K bis pour un indépendant, selon la situation.
- Ressources : les trois derniers bulletins de salaire, le dernier ou l'avant-dernier avis d'imposition, les justificatifs de pensions ou d'allocations, deux derniers bilans pour un non-salarié.
Vous pouvez demander l'ensemble de ces pièces, mais rien ne vous y oblige : beaucoup de bailleurs se contentent d'une pièce par famille quand le dossier est cohérent.
Un point de vocabulaire utile : demander une copie est la norme. Exiger des originaux pour les conserver n'a pas de justification, et un candidat prudent refusera de s'en séparer.
Ce qui est interdit de demander
La liste noire est longue et parfois contre-intuitive. Parmi les demandes interdites les plus fréquentes :
- la carte Vitale ou tout document relatif à la santé,
- un relevé de compte bancaire ou l'autorisation de prélèvement,
- une attestation d'absence de crédit en cours,
- un extrait de casier judiciaire,
- un jugement de divorce (seule la partie prouvant la dissolution du mariage peut être demandée dans certains cas),
- une photographie d'identité, hors celle qui figure sur la pièce d'identité,
- un chèque de réservation ou une somme d'argent pour « bloquer » le logement avant la signature du bail,
- un dossier médical, un contrat de mariage, une attestation de bonne tenue de compte.
Demander une pièce interdite expose le bailleur à une amende administrative. Au-delà de la sanction, c'est surtout un signal envoyé aux bons candidats : un dossier qui déborde du cadre légal fait fuir les profils sérieux, qui connaissent leurs droits.
À cette liste s'ajoutent les critères de sélection prohibés. Refuser un candidat en raison de son origine, de sa situation de famille, de son état de santé, de son âge, de ses opinions ou de tout autre critère discriminatoire est un délit, même si le refus n'est pas formulé explicitement. Le seul terrain solide pour décider, ce sont les revenus, la cohérence du dossier et les garanties.
Départager les candidatures sans se tromper
Quand plusieurs dossiers complets arrivent, comparez-les sur des critères objectifs, les mêmes pour tous :
1. Le taux d'effort. L'usage courant retient un loyer autour d'un tiers des revenus nets du foyer. Ce n'est pas une règle légale, mais un repère de prudence partagé par la plupart des bailleurs et des garants. 2. La stabilité des ressources, plus significative que leur montant brut : un CDI confirmé, une activité indépendante régulière sur deux exercices, une bourse et un garant solide pour un étudiant. 3. La cohérence d'ensemble : dates qui concordent, employeur joignable, quittances régulières. Les incohérences franches (bulletins retouchés, montants qui ne correspondent pas à l'avis d'imposition) sont le vrai signal d'alerte. 4. La complétude et la réactivité : un candidat qui fournit un dossier ordonné du premier coup se comporte souvent en locataire ordonné.
Pour structurer tout cela, le service public DossierFacile permet aux candidats de constituer un dossier numérique vérifié et conforme à la liste légale : le recommander dans votre annonce filtre naturellement les candidatures sérieuses, sans effort de votre côté. Et si vous publiez votre annonce sur VendsMonBien, les candidatures arrivent dans un espace unique où vous les comparez poste par poste, ce qui évite de trier des pièces jointes dans une boîte mail.
Sécuriser la location une fois le locataire choisi
La sélection ne s'arrête pas au choix du dossier : elle se prolonge par les garanties.
- La caution (un proche qui s'engage) reste la garantie la plus courante. Les pièces exigibles pour la caution suivent la même liste légale que pour le locataire.
- Visale, la garantie publique gratuite, couvre les impayés pour de nombreux profils (jeunes actifs, salariés en mobilité, étudiants). Elle se demande en ligne par le locataire avant la signature.
- L'assurance loyers impayés (GLI), payante, impose ses propres critères d'éligibilité au dossier : si vous comptez y souscrire, vérifiez ces critères avant de choisir votre candidat, pas après.
Un dernier réflexe : conservez les dossiers des candidats retenus le temps de la location, et supprimez ceux des candidats écartés une fois la place attribuée. Ces documents contiennent des données personnelles sensibles, et les garder sans raison ne vous protège de rien.
Choisir un locataire, c'est en somme appliquer un cadre simple : demander ce que la loi permet, rien de plus, comparer tout le monde à la même aune, et sécuriser le choix par une garantie adaptée. Un bailleur qui respecte ce cadre se décide plus vite, et commence la location sur des bases saines.
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