L'état des lieux est le document central de toute relation locative. Réalisé à l'entrée puis à la sortie du locataire, il conditionne directement la restitution du dépôt de garantie et prévient la plupart des conflits. Pourtant, mal rédigé ou bâclé, il peut coûter cher aux deux parties. Ce guide fait le point sur les règles en vigueur en 2026, les mentions obligatoires, la distinction entre vétusté et dégradation, et les recours en cas de désaccord.
À quoi sert l'état des lieux ?
L'état des lieux est un document écrit qui décrit l'état précis d'un logement et de ses équipements à un instant donné. Il est établi deux fois dans la vie d'un bail : une première fois à l'entrée du locataire lors de la remise des clés, une seconde lors de sa sortie au moment de la restitution. En comparant les deux documents, bailleur et locataire peuvent identifier les éventuelles dégradations survenues pendant la période de location, les distinguer de l'usure normale du temps, et déterminer si une retenue sur le dépôt de garantie est justifiée.
La loi du 6 juillet 1989, modifiée par la loi ALUR en 2014, rend ce document obligatoire pour tous les baux d'habitation, vides ou meublés. Sans état des lieux d'entrée, l'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état. Il devra donc le rendre en bon état à la sortie, sans pouvoir contester les retenues du bailleur. Sans état des lieux de sortie, le propriétaire doit rembourser le dépôt de garantie intégralement, sans pouvoir retenir quoi que ce soit pour des dégradations découvertes après coup.
Les mentions obligatoires pour un document valide
Le décret du 30 mars 2016 fixe les informations que doit contenir tout état des lieux pour avoir une valeur juridique. Un document incomplet peut être contesté devant un tribunal. Les mentions obligatoires comprennent : le type de document (entrée ou sortie), la date de réalisation, l'adresse du logement, l'identité complète des parties présentes, la description détaillée de chaque pièce (murs, sols, plafonds, fenêtres, portes, équipements), les relevés des compteurs d'eau, gaz et électricité, le nombre et le détail des clés remises, et les signatures des deux parties.
Soyez précis dans vos descriptions. Évitez les termes vagues comme « bon état » ou « correct ». Préférez des formulations factuelles : « peinture blanche, sans tache ni fissure » ou « parquet massif, rayure de 3 cm près de la fenêtre ». Ajoutez des photos horodatées pour chaque pièce et chaque défaut constaté : elles constituent une preuve précieuse en cas de litige. Pour les logements meublés, l'inventaire du mobilier doit être annexé à l'état des lieux avec l'état de chaque élément (neuf, bon état d'usage, abîmé).
Vétusté ou dégradation : qui paie quoi ?
La distinction entre vétusté et dégradation est au cœur de tout litige sur le dépôt de garantie. La vétusté désigne l'usure naturelle résultant du temps et d'un usage normal du logement : une peinture qui ternit après cinq ans, des joints de salle de bains qui noircissent, un parquet qui perd son brillant. Cette usure normale est toujours à la charge du bailleur, jamais du locataire. À l'inverse, une dégradation résulte d'un usage anormal ou d'un défaut d'entretien : trous dans les murs non rebouchés, brûlures de cigarette, robinet cassé par un choc. Elle est imputable au locataire.
Pour objectiver ce partage, la loi ALUR permet d'annexer une grille de vétusté au bail. Ce tableau fixe la durée de vie théorique de chaque élément du logement et un taux d'abattement annuel. Par exemple, une peinture a une durée de vie de 9 ans avec un abattement de 14 % par an après une franchise de 2 ans. Si le locataire part après 5 ans et que la peinture est dégradée, il ne paiera que la valeur résiduelle, pas le coût total de la réfection. La grille de l'OPAC est la plus couramment utilisée. Sans grille annexée au bail, c'est le juge qui apprécie souverainement la part de vétusté en cas de litige.
Restitution du dépôt de garantie : les règles à connaître
Le dépôt de garantie est plafonné à un mois de loyer hors charges pour une location vide, deux mois pour une location meublée. À la sortie du locataire, le délai de restitution dépend du résultat de l'état des lieux. Si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, le bailleur dispose d'un mois pour rembourser le dépôt. Si des dégradations sont constatées, le délai passe à deux mois, le temps de chiffrer les travaux. Passé ce délai, le propriétaire doit verser une pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé.
Toute retenue doit être justifiée par des devis ou des factures et correspondre à une dégradation constatée à la sortie et absente à l'entrée. Le bailleur doit fournir un décompte détaillé des sommes retenues. Il ne peut pas facturer l'usure normale ni exiger une remise à neuf du logement. Un juge peut réduire le montant retenu s'il estime le devis excessif. En cas de désaccord, le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation avant d'envisager une action devant le tribunal judiciaire.
Les bonnes pratiques pour un état des lieux sans litige
Réalisez l'état des lieux en pleine journée, avec un bon éclairage naturel, pour ne rien manquer. Testez tous les équipements : robinets, interrupteurs, volets, serrures, électroménager en location meublée. Prenez le temps nécessaire, même si l'autre partie vous presse. Ne signez jamais un document incomplet ou avec lequel vous n'êtes pas d'accord. Si un désaccord persiste, notez vos réserves sur le document avant de signer, ou refusez de signer et demandez l'intervention d'un commissaire de justice (ex-huissier) dont les frais seront partagés à parts égales.
Pour les locataires, pensez à demander une modification de l'état des lieux d'entrée dans les dix jours suivant la signature si vous constatez un défaut passé inaperçu, ou pendant le premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage. Pour les propriétaires, utilisez un modèle conforme au décret de 2016, disponible gratuitement en ligne, et annexez systématiquement une grille de vétusté au bail. Ces précautions protègent les deux parties et réduisent considérablement les risques de conflit à la fin de la location.
Que faire en cas de désaccord ?
Si le propriétaire refuse de restituer le dépôt de garantie ou effectue des retenues que vous jugez abusives, commencez par une mise en demeure par lettre recommandée. Sans réponse sous huit jours, saisissez la commission départementale de conciliation : cette démarche est gratuite et permet de résoudre environ 75 % des litiges sans passer par un tribunal. En cas d'échec de la conciliation, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire. La procédure coûte 35 euros et peut être menée sans avocat pour les demandes inférieures à 10 000 euros. Vous disposez de trois ans à compter de la restitution des clés pour agir.